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Ersetzendes Scannen

Die elektronische Archivierung von Dokumenten

 

Voraussetzungen für den Ersatz von Papierbelegen durch gescannte Dokumente

 

  1. Organisationsanweisung erstellen:
  • Wer darf in Ihrem Unternehmen scannen?
  • Welche Dokumente sollen elektronisch archiviert werden?

 

  1. Separate Speicherung und Archivierung in revisionssicherem System:
  • Speichern Sie die Dokumente nicht „irgendwo auf der Festplatte“.
  • Es besteht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. In dieser Zeit müssen die Dokumente jederzeit auswert- und abrufbar sein.
  • Eine geeignete Software erleichtert ggf. den Vorgang.

 

  1. Exaktes, lückenlos nachweisbares Befolgen eines vorgegebenen Prozesses inkl. Dessen sorgfältiger Dokumentation:
  • Das Finanzamt will jeden Schritt am Dokument nachvollziehen können.
  • Vorsicht bei zu leichtfertigem Umgang mit dem Prozess. Fehler im Verfahren führen andernfalls dazu, dass die Vernichtung der Papierbelege nicht mehr erlaubt ist.

 

  1. Digitale Version eines Dokumentes darf nicht veränderbar sein:
  • Originalzustand muss durch Punkt Nr. 3 zweifelsfrei belegbar sein.

 

  1. Jede Rechnung ist ein Mal zu archivieren
  • Bei handschriftl. Ergänzungen, wie z.B. Korrekturanmerkungen der Mitarbeiter, muss diese erneut gescannt werden.
  • Es empfiehlt sich die elektronische Weiterverarbeitung der Dokumente

  

   Ihre Vorteile
  1. Sowohl Ihre Angestellten als auch Ihr Steuerberater können mit den digitalen Dokumenten arbeiten.
  1. Statt aufwendiger Lagerung von Akten, ist die Entsorgung der Papierbelege durch Aktenvernichtung erlaubt.
  1. Die Suche nach Dokumenten wird beschleunigt. 
  1. Die Erledigung von Zahlungen wird vereinfacht.

 

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